KEBERKESANAN TEKNOLOGI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI.

Proses komunikasi dalam organisasi amat penting untuk menguruskan sesebuah organisasi. Menurut Tabrani (1996) dalam sesebuah organisasi seharusnya mempunyai rantaian komunikasi yang erat daripada pengurusan atas ke bawah dan kejayaan dalam berkomunikasi yang jelas adalah amat penting untuk memastikan kecekapan organisasi. Komunikasi dalam organisasi merupakan satu proses kerana setiap organisasi mempunyai sistem yang dinamik dan terbuka. Menurut Samsudin (1997) pada zaman moden ini, keperluan berkomunikasi bukan sahaja terhad untuk memenuhi keperluan hidup asas seperti bertutur dengan rakan-rakan atau saudara mara, malah kehidupan manusia bertambah kompleks dan keperluan untuk berkomunikasi semakin luas.

Little John (1991), mendefinisikan komunikasi dalam organisasi berlaku dalam jaringan yang besar di mana ia melibatkan seluruh aspek komunikasi interpersonal dan komunikasi kumpulan dalam organisasi. Hal ini termasuklah struktur serta fungsi organisasi, hubungan manusia dan budaya organisasi. Manakala menurut pandangan Ahmad Kamil  (1992) ilmu dan kemahiran dalam bidang komunikasi merupakan asas untuk individu berjaya dalam kerjayanya. Hal ini kerana melalui komunikasi setiap individu akan bersemuka dan berhadapan antara satu sama lain dan ini dapat meningkatkan prestasi diri di samping kerjaya yang diceburi. Komunikasi dalam sesebuah organisasi dikatakan suatu proses kerana setiap organisasi mempunyai sistem yang dinamik dan terbuka. Hubungan dalam organisasi dan pertukaran mesej antara individu sering berlaku (Muhd Mansur, 1998). Mesej yang disalurkan mungkin melalui bahasa, bunyi, isyarat, gerak badan dan lain-lain dan mesej ini mesti dapat dikongsi bersama-sama oleh ahli-ahli dalam organisasi tersebut. Perhubungan manusia dalam organisasi adalah sangat penting kerana melibatkan pemindahan maklumat antara individu, individu dengan kumpulan atau kumpulan dengan kumpulan. Dalam konteks organisasi sama ada kerajaan mahupun swasta, setiap kakitangan dalam organisasi tersebut terpaksa berhubung antara satu sama lain bagi mencapai matlamat organisasi tersebut.

Perkembangan teknologi dekad 20-an ini telah membawa banyak perubahan dan dimensi-dimensi baru atas sifat-sifat pekerjaan (Harjit Singh,1993). Alat-alat teknologi yang kompleks telah digunakan secara meluas dan ini menyebabkan kerja manusia menjadi lebih mudah. Selain itu, proses komunikasi dalam organisasi menjadi lebih mudah dengan kewujudan Internet. Sebagai contoh, majikan masih boleh menyampaikan segala info mahupun maklumat kepada pekerjanya di luar waktu kerja. Kewujudan teknologi menjadi platform di mana maklumat boleh dikongsi kepada pekerja-pekerja di organisasi cawangan lain. Keadaan ini juga membolehkan sesuatu kerja dipercepatkan dan seterusnya kerja manusia menjadi lebih khusus. Komunikasi yang berlaku dalam organisasi sedikit sebanyak memberi kesan terhadap prestasi dan kepuasan kerja. Kepuasan kerja adalah kepuasan yang dirasai oleh seseorang terhadap pekerjaan yang dilakukannya. Ia mempunyai kaitan yang rapat dengan sikap individu terhadap pekerjaannya dan sikap individu inilah yang mempengaruhi penilaian terhadap pekerjaan yang dipegangnya. Setiap individu akan merasa tingkat kepuasan yang berbeza-beza sesuai dengan sistem nilai yang berlaku dalam dirinya. Semakin banyak aspek pekerjaan yang sesuai dengan keinginanya maka semakin tinggi aras kepuasan kerja itu. (Ghazali, 1994). Sememangnya manusia merupakan salah satu sumber penting dalam meneliti kepuasan dan peningkatan prestasi kerja (Narayanan, 1989)

Perkembangan teknologi komunikasi memunculkan gaya hidup yang baru iaitu E-office atau virtual organization. Fenomena E-office menjadikan gaya kepimpinan menjadi lebih fleksibel. Malah dengan kewujudan teknologi komunikasi ia dapat meningkatkan produktiviti di kalangan pekerja, meningkatkan kualiti persekitaran kerja serta memperbaiki mutu keputusan pengurus serta dapat merangsang daya saing organisasi secara keseluruhannya. Antara perkakasan yang amat diperlukan dalam sesebuah organisasi adalah komputer. Sistem komputer telah digunakan oleh kebanyakan organisasi atau syarikat perniagaan bagi mengautomatikkan operasi mereka dan sebagai satu alat bagi mengendalikan dengan cekap untuk kerja-kerja pemprosesan data di sesebuah organisasi. Operasi ini banyak tertumpu dalam sistem perakaunan, belanjawan, kakitangan dan gaji. Penggunaan kelengkapan ini yang menyebabkan bertambahnya produktiviti. (Brynjolfsson& Hitt, 1996)

Implementasi Teknologi Komunikasi dapat dilihat sebagai contoh dalam organisasi pendidikan yang pada masa kini merupakan satu fenomena biasa. Teknologi komunikasi sememangnya dapat membantu pengurus pendidikan dalam membuat keputusan, menyesuaikan diri dengan perubahan dan selanjutnya  dapat meningkatkan komunikasi dalam organisasinya. Pengurusan pihak sekolah tidak terlepas daripada membuat keputusan pada setiap hari kerana ia merupakan elemen terpenting dalam menjalankan tugas merancang, membuat keputusan, menganalisis sumber manusia, memimpin, mengawal, serta berkomunikasi dengan lebih cekap. Di samping itu proses seperti pendaftaran pelajar, hal yang berkaitan peperiksaan,pembelian stok, opsyen guru misalnya juga memerlukan teknologi komunikasi. Hal di atas menunjukkan betapa pentingnya teknologi komunikasi dalam sesebuah organisasi. Ini bersesuaian dengan pendapat Laudon dan Laudon (1997) yang menyatakan sistem maklumat dan komunikasi adalah komponen-komponen yang bersepadu yang mengumpul dan menyimpan maklumat bagi membantu organisasi membuat keputusan, merancang, mengawal dan menganalisis. Menurut Stair dan Reynolds (1999), tujuan utama sistem teknologi komunikasi adalah untuk membantu organisasi mencapai matlamatnya dengan membekalkan pengurus-pengurus dengan “insight” ke atas operasi organisasi supaya lebih cekap dan lebih berkesan. Kesimpulannya pengurusan sekolah khasnya akan menjadi lebih sistematik ekoran kelebihan dalam teknologi komunikasi dan menjadi lebih bersedia untuk menghadapi perubahan-perubahan yang lebih drastik dalam dunia pendidikan.

Bibliografi :

http://kulanzsalleh.blogspot.com/2010/03/kepentingan-teknologi-maklumat-ict.html

http://library.utem.edu.my/index2.php?option=com_docman&task=doc_view&gid=2887&Itemid=113